Ouvrir et piloter une campagne d'entretiens professionnels
Attention : Avertissement avant l'ouverture d'une campagne⚓
Actuellement, tant que vous n'avez pas ouvert de campagne dans EMC2, vous ne pouvez pas voir la liste des agents soumis aux entretiens ou non pour votre prochaine campagne, autrement dit, il vous sera difficile de voir l'effet que produiront vos filtres et vos exclusions d' EPI. Le problème étant qu'aujourd'hui, l'ouverture d'une campagne (et donc sa création) lance les mails aux agents et aux supérieurs hiérarchiques. Le lancement des mails d'ouverture de campagne est désactivable dans les paramètres MAIS on ne peut pas les relancer ensuite.
Si vous communiquez l'ouverture de votre campagne hors EMC2, alors vous pouvez ouvrir une campagne en avance pour vérifier vos filtres.
Attention : quand vous ouvrez une campagne, les supérieurs et autorités hiérarchiques peuvent la voir et peuvent convoquer des agents.
Vous pouvez aussi ouvrir une « ancienne » campagne, avec des dates passées. Vous pourrez voir l'effet de vos filtres sur les listings.
Si vous utilisez les mails EMC2 pour avertir les gens que la campagne est ouverte, nous vous conseillons de désactiver les mails de campagne dans les paramètres et de faire une fausse campagne pour l'année souhaitée pour vérifier l'effet des filtres et exclusions. Vous devrez supprimer la campagne ensuite. Pour la vraie campagne, il faudra réactiver les mails. Attention toutefois : quand vous ouvrez une campagne, les supérieurs et autorités hiérarchiques peuvent la voir et peuvent convoquer des agents.
Une évolution à venir permettra la séparation de l'ouverture d'une campagne de son lancement par mail.
Les prérequis avant d'ouvrir une campagne⚓
Formulaires CREP/CREFLes éléments suivants sont à paramétrer/vérifier avant de lancer une campagne si vous ne l'avez pas déjà fait dans les étapes suivantes :
Paramètres liés aux entretiens (délai d'observation, activation ou désactivation des mails automatiques etc.)
Paramètres liés aux agents (activation/désactivation des onglets visibles sur leur profil)
Filtres et exclusion des agents dans les listes EPI des campagnes
Formulaires de comptes-rendus d'entretien et de formation
Templates de mail automatiques (ouverture de campagne, convocation, export CREP/CREF etc.)
Les données des structures : dans chaque structure, vérifiez la bonne remontée des agents et si le supérieur hiérarchique associé est correct. Vérifiez également les contacts associés, les observateurs, les gestionnaires, les responsables, les résumés.
Ouvrir une campagne d'entretiens professionnels⚓
Gestion > Campagne
Cliquez sur les différents champs pour voir les détails.
Années concernées par la campagne
La sélection de la campagne précédente permettra son affichage dans la liste de sélection de campagne. Cette liste permet de se rendre facilement dans la campagne précédente pour des besoins de consultation d'anciennes données.
Si vous n'avez pas de campagne précédente, le champ n'est pas obligatoire.
Date de début de la campagne et date à laquelle les mails d'ouverture de campagne (si activés dans Paramètres > Entretiens professionnels) seront lancés. Date à partir de laquelle il est possible de convoquer, modifier et valider un entretien.
Date de fin de campagne. Passé cette date, la convocation, la modification des entretiens et la validation des entretiens ne sont plus possibles.
Pour paramétrer ce blocage strict : Paramètres > Entretiens professionnels > Blocage strict de la modification des entretiens professionnels ou Blocage strict de la validation des entretiens professionnels
voir Paramètres
Date de la circulaire de votre établissement. Champ non obligatoire.
Date à laquelle un agent doit avoir été en poste pour être inclus dans la campagne. Exemple : je prends tous les agents ayant pris un poste avant le 01/01/2026. Les agents arrivés le 02/01/2026 ne seront pas inclus (sauf titulaires), sauf si une exception est saisie.
Formulaire CREP qui sera utilisé pour la campagne et le template d'export associé
Formulaire CREF qui sera utilisé pour la campagne et le template d'export associé
Règles d'inclusion et de classement des agents dans une campagne d'EPI⚓
Avant-propos⚓
3 possibilités de classement pour les agents selon leur date de prise de poste, son statut, son contrat, son affectation, son corps :
Agent concerné par un entretien professionnel
Agent sans obligation d'entretien
Agent exclu de la campagne d'entretien
Dans l'onglet « Entretien Professionnel » des structures, on retrouve ces différentes listes :
- Entretiens professionnels finalisés
- Entretiens professionnels planifiés ou en cours
- Agent devant passer un entretien : les agents de cette liste doivent être convoqués
- Agent sans obligation d'entretien
- Agent exclu : agents exclus via les exclusions (statuts, corps, affectation, etc.) ou les exceptions
- Entretiens hors structure : contient la liste des agents qui, au moment de la consultation, ont un entretien prévu par l'ancienne structure d'affectation.
Règles appliquées à partir de la version 5.4 d'EMC2⚓
Les règles suivantes permettent de définir quels agents seront inclus dans la campagne d'EPI et dans quelles listes ils se retrouveront.
Pour définir quel agent sera inclus dans la campagne, on regarde tous les agents qui ont une affectation entre la date de prise de poste et la date de fin de la campagne.
Quand la campagne est en cours, dans l'onglet EPI, les données sont remontées en temps réel : si un agent apparait dans la liste des agents en attente d'entretien, c'est que l'agent a une affectation, au jour de consultation, dans la structure. Le SH qui a l'agent dans ses effectifs au moment de la consultation de la liste peut donc convoquer l'agent. Au clic sur "convoquer", l'agent passe dans la liste « Entretiens professionnels planifiés ou en cours » et la situation de l'agent se fige.
Si la campagne n'est pas commencée : on remonte la situation de l'agent à la date d'ouverture de la campagne.
Si la campagne est terminée (date de fermeture dépassée) et que l'entretien n'a pas été fixé : c'est la situation de l'agent à la fin de la campagne qui est prise en compte.
Si l'agent change d'affectation en cours de campagne : l'agent bougera de structure automatiquement, selon les dates de sa mobilité et la date du jour de la consultation, sauf si l'agent est déjà convoqué dans son ancienne structure (situation figée).
Si le nouveau manager souhaite faire l'entretien avec l'agent alors que ce dernier est déjà prévu avec l'ancien manager, ils devront se contacter hors application pour décider de qui fait l'entretien
Les agents sans obligation d'entretien sont ceux dont la situation correspond aux filtrages appliqués dans les paramètres.
Les agents exclus sont ceux dont la situation correspond aux paramètres d'exclusion.
Tous les fonctionnaires passent quoi qu'il arrive un entretien.
Les non fonctionnaires (CDD et CDI) non présents à la date de prise de poste sont exclus de la campagne.
Les exceptions définies dans l'application surpassent tout.
Récapitulatif de l'algorithme en image :
Piloter une campagne d'entretiens professionnels⚓
Avancement de la campagne⚓
2 vues s'offrent à vous pour piloter la campagne :
Vue globale
Gestion > Campagne > Vue globale sur une des campagnes de la liste
La vue globale regroupe les informations de la campagne : date de début, date de fin, date de circulaire, statut, nombre d'agents concernés, nombre d'entretiens et le nombre d'entretiens par statut.
Vue par structure
Gestion > Campagne > Vue par structure sur une des campagnes de la liste
La vue par structure permet de voir, sur une page, l'ensemble des statistiques d'avancement de la campagne par structure. Au survol des statistiques, les chiffres apparaîtront dans une bulle d'information.
Les barres de progression s'actualisent 3 fois dans la journée (matin/midi/soir) mais cette récurrence peut être personnalisée dans le code par votre équipe technique. Les barres peuvent également être mises à jour à la main en temps réel.
Mails et rappels automatiques pour une campagne⚓
Dans la page Administration > Evènements, vous trouverez les mails qui sont envoyés de façon automatique aux supérieurs et autorités hiérarchiques leur rappelant les entretiens qu'ils ont encore à valider ou à faire passer. Le template utilisé pour cet événement est le même que celui utilisé pour le rappel manuel qu'on retrouve dans la page « vue globale » d'une campagne (Voir rubrique suivante « Envoyer des notifications d'avancement de la campagne ») à savoir NOTIFICATION_RAPPEL_CAMPAGNE_SUPERIEUR / NOTIFICATION_RAPPEL_CAMPAGNE_AUTORITE
La récurrencer de l'événement peut être modifiée et personnalisée par vos soins, elle doit seulement respectée la règle d'écriture ci-dessous.
Null | pas de répétition, est envoyé qu'une fois |
|---|---|
P4W | mail envoyé toutes les 4 semaines |
P2W | mail envoyé toutes les 2 semaines |
P8D | mail envoyé tous les 8 jours |
Envoyer des notifications d'avancement de la campagne⚓
Vous pouvez envoyer, en plus des rappels automatiques, des rappels par mail aux supérieurs et autorités. Il existe 2 sortes de notifications :
Notifie les supérieurs et les autorités hiérarchiques qui ont des entretiens à valider avec la liste des entretiens en question. Templates :
RAPPEL_ATTENTE_VALIDATION_AGENT
RAPPEL_ATTENTE_VALIDATION_AUTORITE
RAPPEL_ATTENTE_VALIDATION_SUPERIEUR
Attention :
L'envoi du mail se fait immédiatement au clic, une modale s'ouvre avec la liste des personnes notifiées.
Envoie l'avancement/les statistiques (barre de progression) de la campagne aux supérieurs et autorités hiérarchiques. Templates :
NOTIFICATION_RAPPEL_CAMPAGNE_AUTORITE
NOTIFICATION_RAPPEL_CAMPAGNE_SUPERIEUR
Attention :
Au clic sur le bouton, une modale s'ouvre et vous devez inscrire la personne qui sera notifiée.
Index des entretiens professionnels⚓
Vous retrouverez l'ensemble des entretiens professionnels de votre établissement dans Gestion > Entretiens professionnels
Conseil : Usurpation⚓
Si un agent vous remonte un problème et que vous souhaitez prendre son profil afin de constater par vous-même les données présentes sur son profil, il est possible d'usurper les profils des agents (doit être installé sur votre instance - demandez à votre équipe technique). Cette fonctionnalité est très utile quand un supérieur hiérarchique, par exemple, dit ne pas voir un agent dans ses listes d'agents à convoquer.
Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez tout d'abord trouver l'identifiant de l'agent. Allez dans Administration > Utilisateurs et recherchez l'agent en question. Cliquez sur le profil, copiez-collez l'identifiant (attention, le système rajoute un espace avant et après qu'il faut supprimer), collez-le dans l'usurpation.
Questions fréquentes⚓
Si un agent a plusieurs supérieurs hiérarchiques, lequel valide l'entretien ?⚓
C'est la première personne qui fait l'action qui valide l'entretien. En revanche, seul la personne désignée responsable d'entretien pourra modifier l'entretien. Chaque supérieur peut révoquer la validation de l'autre.
Est-ce que le supérieur peut changer l'heure de l'entretien avant/après acceptation de l'agent ?⚓
Oui, le supérieur peut cliquer sur "gérer" sur l'entretien de l'agent à modifier, changer l'heure ou la date, une nouvelle convocation sera envoyée.
Ce n'est pas le supérieur hiérarchique qui passera l'entretien de l'agent mais son autorité hiérarchique, comment procède-t-on ?⚓
Pour certains corps, le supérieur hiérarchique est en réalité l'autorité hiérarchique. Pour gérer cela, rendez-vous dans Ressources > Corps et dans la colonne Supérieur = Autorité, cliquez sur "changer" pour mettre "Oui".
Si vous ne souhaitez pas généraliser la règle à un corps entier et que votre cas est particulier, vous devez aller dans la fiche agent pour mettre l'autorité hiérarchique en tant que supérieur.
Un agent est exclut des entretiens professionnels de par son corps/grades/statuts mais cet agent doit réaliser un entretien. Comment faire ?⚓
Il faut donc "forcer" l'entretien et passer au-dessus des règles établies. Rendez-vous dans Gestion > Exceptions, ajouter une exception en renseignant le nom de l'agent, la campagne et le type d'exception. Inscrivez également une raison si besoin pour pouvoir vous souvenir de pourquoi cette personne a un entretien ou non (l'information sera disponible dans l'index des exceptions).
Un agent en CDD est arrivé pas longtemps après la date de prise de poste, j'aimerais qu'il passe un entretien quand même.⚓
Il faut alors ajouter une exception sur cet agent en « forçant » l'entretien.
J'ai nommé plusieurs supérieurs hiérarchiques pour qu'ils remplissent ensemble les comptes-rendus, cependant il semble qu'ils ne peuvent pas les modifier ?⚓
Seul le responsable d'entretien désigné au moment de la convocation peut modifier. Les supérieurs hiérarchiques n'ont qu'un droit de regard.
Je ne trouve pas le rôle de responsable d'entretien ?⚓
Il n'y a pas de rôle « Responsable d'entretien », c'est un rôle invisible, il faut forcément être nommé supérieur ou autorité pour être désigné responsable d'entretien, c'est donc via l'un de ces rôles qu'il sera possible de visionner et modifier l'entretien d'un agent.